Motivationsschreiben in der Schweiz: Wann es nötig ist und wie man es verfasst

Wann ein Motivationsschreiben wirklich erforderlich ist

In der Schweiz begleitet und ergänzt das Motivationsschreiben (oder Anschreiben) den Lebenslauf. Die Stadt Lugano erachtet es als «fundamental»: Es soll das Interesse der Personalverantwortlichen wecken und zu einem Kontakt für ein Vorstellungsgespräch führen. Die Interiman Group bezeichnet es als «zweites Schlüsselelement des Bewerbungsdossiers»: Hier wird dargelegt, was zur Bewerbung bewegt und warum man geeignet ist. Ohne dieses Schreiben bleibt der Lebenslauf ohne Einleitung und ohne eine explizite Stellungnahme des Kandidaten zur Position.

Drei häufige Situationen erfordern ein Motivationsschreiben: die Antwort auf eine Stellenanzeige, eine Initiativbewerbung und die Bewerbung um eine Lehrstelle. Für die Lehre weist das schweizerische Orientierungsportal darauf hin, dass das Schreiben das Interesse am Beruf und am Lehrbetrieb ausdrücken sowie für jeden Beruf und jedes Unternehmen individuell angepasst sein muss. Bei einer Initiativbewerbung wird das Betreffzeile als Angebot zur Mitarbeit formuliert, gefolgt von der angestrebten Positionsbezeichnung.

Wenn die Anzeige das Schreiben ausdrücklich verlangt, muss es massgeschneidert für diese Position erstellt werden. Auch wenn es nicht in der Liste der erforderlichen Dokumente aufgeführt ist, gehört es dennoch zur Praxis, die von schweizerischen Orientierungs- und Vermittlungsquellen beschrieben wird: Es verknüpft die im Lebenslauf aufgeführten Kompetenzen mit den konkreten Anforderungen der Rolle.

Vorteile und Nachteile eines gut verfassten Motivationsschreibens

Sprache, Kanton und Adressat: Die Entscheidungen vor dem Schreiben

Die Interiman Group nennt die Grundregel: Das Anschreiben ist stets in derselben Sprache wie die Stellenanzeige zu verfassen. Wenn die Sprache eine Hürde darstellt, empfiehlt dieselbe Quelle Übersetzungs- und Korrekturhilfsmittel sowie die Abklärung der korrekten Höflichkeitsformeln in dieser Sprache, da eine wörtliche Übersetzung nicht immer angemessen ist.

Bevor Sie die Sprache wählen, lesen Sie die Anzeige und den Kontext: Gemäss Beispielen und Ratschlägen für den schweizerischen Markt erwarten Recruiter Bewerbungen auf Italienisch, Französisch, Deutsch oder Englisch; die Wahl ergibt sich aus der Anzeige, dem Kontext, dem Kanton und dem Unternehmen. Für Positionen im Kanton Tessin oder solche, die Kontakte nach Italien erfordern, sind italienische Beispiele eine nutzbare Referenz.

Was den Adressaten betrifft, rät das Orientierungsportal, den Namen der zuständigen Person oder Abteilung zu nennen, wenn dieser in der Stellenausschreibung oder beim Praktikum angegeben ist. Ist der Name nicht bekannt, verwendet man die unpersönliche Anrede («Sehr geehrte Damen und Herren»); liegt der Name vor, richtet man das Schreiben direkt an die Person (zum Beispiel «Geehrte Frau Bernasconi / Geehrter Herr Bernasconi»). Interiman merkt an, dass ein Anschreiben, das mit dem Namen der verantwortlichen Person beginnt, von Anfang an geschätzt wird, während «Frau, Herr» vermieden werden sollte, wenn der Name bekannt ist.

Vor dem Schreiben: Die Anzeige lesen und das Unternehmen studieren

Aus der Anzeige lassen sich drei operative Elemente ableiten. Erstens: die exakte Bezeichnung des Berufs oder der Rolle, die im Betreff genau so wie in der Anzeige einzufügen ist. Zweitens: die Ansprechperson oder die zuständige Abteilung, die zu nennen ist, falls angegeben. Drittens: die Quelle der Anzeige, da in der Einleitung spezifiziert wird, wo sie gefunden wurde.

Hinzu kommen die aufgeführten Anforderungen. Laut der Stadt Lugano ist es bei der Antwort auf eine Anzeige nützlich, die Qualitäten, die den geforderten Merkmalen entsprechen, mit konkreten Beispielen hervorzuheben.

Bei der Recherche zum Unternehmen beschränkt man sich nicht nur auf die Website. Die Interiman Group rät, Informationen in Presse, Internet oder sozialen Netzwerken zu sammeln und Bereiche wie Politik, Tätigkeitsbereich, Leistungen und Besonderheiten abzudecken, ohne etwas dem Zufall zu überlassen, um zu zeigen, dass das Unternehmen den eigenen Werten und Fähigkeiten entspricht.

Das gesammelte Material wird in eine Liste von Anknüpfungspunkten für den Text übersetzt: Stärken in Bezug auf die Position; persönliche Eigenschaften wie die Fähigkeit, sich an verschiedene Arbeitsbereiche anzupassen und auf andere zuzugehen; persönliche Erwartungen hinsichtlich der beruflichen Entwicklung.

Der formale Aufbau eines wirksamen Schreibens in der Schweiz

Die Reihenfolge der Blöcke ist standardisiert. Oben steht die eigene Adresse (Absender), unmittelbar danach die Adresse des Unternehmens oder des Lehrbetriebs (Empfänger). Dann folgt die Ansprechperson, falls in der Anzeige angegeben. Anschliessend Wohnort und Datum.

Der fett gedruckte Betreff, etwa «Bewerbung um eine Lehrstelle als …», mit der Berufsbezeichnung exakt wie in der Anzeige. Darauf folgen die Anrede, die Einleitung, der Hauptteil mit Motivation und Stärken. Der Schlusssatz drückt die Erwartung einer Rückmeldung aus und das Interesse, an einem Vorstellungsgespräch teilzunehmen.

Die Grussformel lautet «Freundliche Grüsse», gefolgt von Unterschrift, Vor- und Nachname. Zum Schluss die Liste der Beilagen, die bei Platzmangel mit der Formel «Bewerbungsdossier» zusammengefasst werden kann.

Das Schreiben darf eine Seite nicht überschreiten. Es sollte in Absätze unterteilt werden, um die Lesbarkeit zu verbessern; allzu lange Sätze sind besser zu vermeiden.

Wie man den Hauptteil gestaltet: Sie, ich, wir

Die Interiman Group schlägt die Struktur «Sie, ich, wir» vor. Der erste Absatz ist dem Arbeitgeber gewidmet: Er zeigt, dass man das Unternehmen kennt und dass es den eigenen Werten und Fähigkeiten entspricht, indem man auf die gesammelten Informationen zu Politik, Branche, Leistungen und Besonderheiten zurückgreift.

Der zentrale Block ist persönlich und wiederholt nicht den Lebenslauf. Er muss herausarbeiten, warum man sich als die geeignete Person für die in der Anzeige beschriebene Rolle sieht. Er soll auch die eigene Motivation für diese Art von Beruf darlegen und erläutern, was man dem Unternehmen oder der Institution bieten kann.

Zum Schreibstil: Aktionsverben und klare Beschreibungen sind logorrheischen Sätzen vorzuziehen; der Konditional ist zu vermeiden, und «könnte, würde» sowie Sätze mit Verneinungen, die den Text belasten, sind zu streichen. Achtung auf Wiederholungen: Dieselbe Idee mehrfach zu wiederholen, macht den Text unverdaulich. Vor dem Versand sind Rechtschreibung und Lesefluss durch eine oder mehrere Korrekturpersonen zu prüfen. Der Schluss bleibt der Erwartung einer Rückmeldung und der Verfügbarkeit für ein Gespräch gewidmet.

Anpassung für Anzeige, Lehre oder Initiativbewerbung

Bei der Antwort auf eine Anzeige knüpft der Text an die Anforderungen und den Inhalt der Suche an: Konkrete Beispiele demonstrieren die Übereinstimmung zwischen den geforderten Qualitäten und dem eigenen Werdegang. Es gibt keine Standardformate für Briefe: Es ist ratsam, die Texte jeweils für die Unternehmen und ihre Anzeigen zu personalisieren.

Bei der Bewerbung um eine Lehrstelle beginnt das Schreiben mit der Position und kann einige Informationen über sich selbst enthalten, zum Beispiel die besuchte Schule und Fächer von besonderem Interesse. Es folgen Motivation und Stärken, die Erklärung, warum gerade diese Lehre und gerade dieser Lehrbetrieb, mit den auf der Website gesammelten Referenzen. Die Schritte der Berufsorientierung, ein absolviertes Praktikum und berufsrelevante Hobbys sind spezifisches Material für diese Art von Schreiben.

Bei der Initiativbewerbung ändert sich der Betreff: Er wird als Angebot zur Mitarbeit formuliert, gefolgt von der hypothetischen Positionsbezeichnung. Der Hauptteil muss erklären, warum man sich gerade an dieses Unternehmen wendet, obwohl keine Anzeige vorliegt. Es gelten dieselben Anknüpfungspunkte wie bei der Antwort auf eine Anzeige, jedoch abgeleitet aus der Kenntnis des Unternehmens und nicht aus dem Text der Stellensuche.

Bewerbungsarten und spezifische Inhalte im Motivationsschreiben

Zu vermeidende Fehler und Kontrollen vor dem Versand

«Standardbriefe», die für jede Position identisch sind, sind leicht zu erkennen und bei Personalverantwortlichen unbeliebt: Sie vermitteln ein negatives Bild und lassen vermuten, dass das Unternehmen nicht wirklich interessiert. Ebenso ist das Kopieren des Lebenslaufs zu vermeiden: Das Schreiben ist eine Zusammenfassung der Persönlichkeit und der Kompetenzen, die sich vom CV unterscheiden muss, und keine dessen Zusammenfassung.

Ein zu vermeidender Fehler ist die Verwendung von «Frau, Herr», wenn der Name der verantwortlichen Person bekannt ist: In diesem Fall ist das Schreiben direkt an diese Person zu richten.

Lesen Sie das Schreiben vor dem Versand noch einmal durch, um sicherzustellen, dass diese Fehler nicht enthalten sind und die Adresse korrekt ist.

Nützliche Vorlagen, anzupassen und nicht zu kopieren

Es existieren öffentliche Vorlagen, die einen legitimen Ausgangspunkt darstellen. Das Orientierungsportal stellt eine Vorlage zur Inspiration und eine auszufüllende Version im DOCX- und PDF-Format bereit, die die Blöcke des Schreibens für eine Lehrstelle abdecken. Die Stadt Lugano veröffentlicht Word-Vorlagen, unterschieden nach Typ: zwei für die Initiativbewerbung und eine für die Antwort auf eine Anzeige.

Die Vorlage dient nur als Gerüst, nicht für den Inhalt: Ihr Nutzen erschöpft sich in der Reihenfolge der Blöcke, der Formatierung des Betreffs und den Höflichkeitsformeln. Alles, was das Unternehmen, die Motivation und die Beispiele betrifft, muss aus den gesammelten Informationen abgeleitet und für jedes Ziel neu geschrieben werden: Ein Schreiben, das als generische Vorlage erkennbar ist, wird von Personalverantwortlichen benachteiligt.